Как управлять своим временем: советы фрилансерам по управлению временем

Как управлять своим временем: советы фрилансерам по управлению временем

//

Тайм-менеджмент, пожалуй, самое большое препятствие, с которым сталкивается большинство фрилансеров в своей повседневной жизни. По правде говоря, не существует секретной формулы, которая сделает вас продуктивным одним щелчком пальца, все зависит только от вас. Но не помешает подумать о том, как и почему страдает ваша продуктивность, и найти способы улучшить эти вещи.

Фрилансеры и тайм-менеджмент

Работать фрилансером может быть очень сложно, особенно если вы новичок. Помимо развития и роста вашего бизнеса, вы также ищете новых клиентов, управляете ими, предоставляете свои услуги, обрабатываете счета-фактуры, создаете свой бренд, обновляете свои социальные сети и т.д. 

Как гласит известная пословица, “большая сила влечет за собой большую ответственностьДогма фриланса резюмирует, что это такое – фрилансеры имеют больший контроль над своим временем, но также несут полную ответственность за свою продуктивность, что отражается в их зарплате в следующем месяце.

Удвойте продуктивность: советы фрилансерам по тайм-менеджменту

Научиться эффективно управлять своим временем и работать невероятно полезно и позволит вам пользоваться преимуществами карьеры фрилансера. Следующие советы оказались очень эффективными для многих фрилансеров и могут помочь вам повысить вашу продуктивность и улучшить управление временем:

#1 Будьте организованы

Организованность – это первый шаг к совершенствованию ваших навыков управления временем как фрилансера. Многие ваши идеи могут исчезнуть еще до того, как вы начнете их размышлять. Они склонны теряться в кусках бумаг и электронных писем. Самый простой способ избежать этого – создать место, куда вы поместите все свои заметки. Evernote – хороший вариант, поскольку он предлагает интуитивно понятное программное обеспечение для множества платформ (мобильных устройств, Интернета, ПК, Mac). 

Если вы хотите что-то попроще, попробуйте Google Keep, который интегрирован с другими сервисами Google. Существует множество различных инструментов, поэтому обязательно найдите тот, который лучше всего подходит для вас и вашего бизнеса.

Пока вы занимаетесь этим, не забудьте также организовать свое рабочее пространство. Сосредоточьтесь, уменьшив отвлекающие факторы. Если ваш рабочий стол, папки, облачные накопители или физический стол выглядят как большая куча… вещей, вам понадобится много времени, чтобы найти нужные вещи, особенно если вы находитесь в чрезвычайной ситуации. 

Организуйте свои файлы, документы и закладки по типу, проекту, функции или другим параметрам. При необходимости используйте подпапки. Поможет даже хранение канцелярских принадлежностей в специальном держателе или ящике.

#2 Планируйте свои задачи и расставляйте приоритеты

Когда дело доходит до управления временем, знание того, что у вас запланировано на неделю, может иметь большое значение. Для фрилансеров простой список дел – первый шаг к установлению этой рутины. 

Вы также можете использовать матрицу Эйзенхауэра, которая поможет вам расставить приоритеты в ваших обязанностях. Составьте список всех задач, которые вам нужно выполнить, и определите уровень важности и срочности для каждой из них. Когда у вас есть список, добавьте задачи в соответствующий квадрант матрицы:

Задачи в квадранте I:

Эти задачи очень важные, срочные и их нужно выполнять как можно скорее. Это пространство посвящено задачам, которые часто бывают неожиданными или сроки которых очень близки. 

Задачи в квадранте II:

Эти задачи тоже важны, но не так актуальны, как задача в первом квадранте. Таким образом, вы можете планировать и думать о них без какого-либо давления на вас. Как вы понимаете, большинство ваших задач будет находиться в квадранте II.

матрица Эйзенхауэра
матрица Эйзенхауэра

Задачи в квадранте III:

Эти задачи актуальны, но не важны. Правило для этого квадранта: делегируйте, если можете. Этот квадрант будет включать в себя все задачи, которые мешают вам достичь ваших целей. Для многих фрилансеров делегировать полномочия не всегда легко, поскольку они обычно работают самостоятельно. Если вы не можете делегировать эти задачи, постарайтесь закончить их как можно скорее и вернуться в квадранты I и II.

Задачи в квадранте IV:

Эти задачи не являются ни важными, ни срочными. Другими словами: это пустая трата времени. Обычные занятия, относящиеся к этому квадранту, – это проверка ваших социальных сетей или просмотр веб-страниц в Интернете. Забудь о них!

Работа с этой матрицей поможет вам структурировать свой рабочий день и позволит более эффективно тратить свое время на задачи, которые действительно в нем нуждаются.

#3 Придерживайтесь расписания

Разделение работы и отдыха – ключ к сбалансированной жизни. Если вы постоянно работаете после окончания рабочего дня, вы находитесь в «рабочем режиме» 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Даже когда вы делаете перерыв, он не будет таким расслабляющим, как должен. Поэтому важно установить для себя регулярный график. 

Найдите время, чтобы спланировать свои часы, дни, неделю или месяц (в зависимости от ваших потребностей) с четким списком дел для всех ваших задач. Постарайтесь поставить самые важные задачи вверху списка, чтобы обеспечить их выполнение.

Также важно, чтобы вы выяснили, как и когда вы работаете лучше всего, чтобы соответствующим образом организовать свои задачи. Если вы не жаворонок, не занимайтесь писательским творчеством или другими задачами, отягощающими мозг, в момент пробуждения – подождите, пока ваш мозг полностью проснется и будет готов!

#4 Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Обычно, когда мы над чем-то работаем, мы внезапно вспоминаем что-то еще, что требует нашего внимания. Вот почему мы рекомендуем вам всегда иметь под рукой лист бумаги и ручку, чтобы вы могли записывать все, что приходит вам в голову. Закончите то, что вы делаете, и как только вы закончите с этим, начинайте работать над следующим. 

#5 Избавьтесь от цифровых отвлекающих факторов

Социальные сети, Telegram, Viber, WhatsApp, Skype, электронная почта… все эти технологии – отвлекающие факторы, которые необходимо устранить (квадранты III и IV матрицы Эйзенхауэра). Отключите все чаты и уведомления из социальных сетей, а также, если возможно, свою электронную почту. 

#6 Автоматизация

Интернет предлагает нам ряд программ и программного обеспечения, которые могут помочь нам в нашем внештатном путешествии. Например, для некоторых фрилансеров составление счетов и управление ими – очень сложная задача. Существует множество биллинговых программ (например, Billomat), специально разработанных для фрилансеров, что помогает автоматизировать этот процесс. С помощью этого программного обеспечения вы можете не только создавать счета, но и отправлять предложения, контролировать свои расходы и управлять своими клиентами и продуктами.

Вы также можете использовать сценарии и макросы для автоматизации задач за вас. Если вы работаете с электронными таблицами, вы, скорее всего, очень часто выполняете очень похожие задачи, и если да, то макросы – ваш друг. Если вы знаете, как программировать, вы можете создавать очень мощные макросы для автоматизации всех видов задач, но даже если у вас нет опыта программирования, вы можете записывать макросы на самом листе.

#7 Научитесь говорить нет

В начале своей карьеры фрилансера вы потратите много времени, пытаясь найти клиентов, но в какой-то момент вам нужно решить, принимать проект или нет. Иногда, даже если вы хотите, вам придется сказать «нет». 

Каждый проект требует времени, и иногда принятие нового проекта может повлиять на качество уже выполняемой работы.

#8 Будь реалистом

Важно понимать, что вы не сможете принять все проекты, которые встречаются на вашем пути. От некоторых проектов нужно отказаться, чтобы вы могли принять более интересные. Эксперты рекомендуют иметь четвертую часть вашего обычного расписания бесплатно, чтобы у вас было немного места для маневра и вы были готовы к любым неожиданным поворотам жизни. 

#9 Часто делайте перерывы

Чтобы поддерживать продуктивность, нам время от времени приходится отключаться. Нашему мозгу нужны перерывы, чтобы работать лучше. Как частный работник, вы, вероятно, работаете дома в одиночестве и не можете насладиться обедом с коллегами, чтобы расслабиться. Но это не оправдание! В любом случае тебе нужно взять перерыв. Совершите 10-минутную прогулку или почитайте книгу. Что бы вы ни выбрали, обязательно делайте перерывы.

Самые большие враги производительности

Ниже показаны некоторые из злейших врагов продуктивности, которых большинство из нас слишком хорошо знает, и некоторые предложения, как с ними бороться:

#1 Отсутствие информации

Многие фрилансеры заявляют, что больше всего тратится время на недостаток информации. К счастью, поиск информации никогда не был таким простым, как сегодня. Но здесь возникает вопрос, где следует искать. В зависимости от того, какую информацию вы ищете, есть несколько доступных решений: например, если вы хотите узнать что-нибудь о фрилансе, от SEO и маркетинга до новых ниш и способов поиска лучших клиентов, вам подойдут такие блоги, как мой собственный, он бесценный 🙂 .

Если вы ищете общую информацию или информацию об определенных продуктах, вы можете зайти в социальные сети. 

#2 Отказ делегировать полномочия

Особенно к этому склонны фрилансеры. Вы строите свой бизнес и привыкли решать все вопросы самостоятельно. Но по мере того, как вы беретесь за более крупные проекты и растете, вы заметите, что становится все труднее продолжать делать это более продуктивно. Не бойтесь нанять кого-нибудь, кто сможет вам помочь. Будь то реальная работа, только ее элемент или что-то вроде бухгалтерского учета, снятие нагрузки с ваших плеч позволит вам лучше сосредоточиться на общей картине.

#3 Страх неудачи

Страх неудачи может быть ужасным и парализующим. Что делать, если им не нравится ваше приложение или ваша работа? Разница между бездействием из-за страха и тем, что вы боитесь, заключается в том, что последнее имеет шанс на успех. Да, не всегда все получается идеально. Но ошибки – это то, на чем мы можем учиться, и это то, что позволяет нам улучшать свою работу. 

#4 Встречи с клиентами, электронная почта и использование мобильного телефона

Что касается управления временем, будь то встречи, электронная почта или мобильные телефоны, большинство фрилансеров испытывают трудности с деловым общением и считают, что это огромная трата их времени. Однако есть два способа борьбы с этим: один – средний, другой – более радикальный.

Мы говорили об этих стратегиях, читая книгу Кэла Ньюпорта «Глубокая работа». По сути, это метод отключения отвлекающих факторов и работы в чрезвычайно сосредоточенном состоянии. Ньюпорт предлагает несколько методов борьбы с этими надоедливыми уведомлениями и звонками:

Радикальный, монастырский подход

Это включает в себя полное отстранение от всех отвлекающих факторов. День или даже неделя без мобильного телефона, электронной почты и социальных сетей могут быть очень продуктивными, но не обязательно реалистичными для многих фрилансеров.

Более легкий, бимодальный подход

Опять же, этот метод заключается в отключении всего, но только на несколько часов в день. Легкий способ добиться этого – установить физические границы, например, пойти в библиотеку. Когда вы меняете место с единственным намерением работать там и ни на что не отвлекаться, ваш мозг будет учиться и переключаться в другое состояние каждый раз, когда вы идете в это место.

#5 Неправильные приоритеты

Установка правильных приоритетов жизненно важна для продуктивной работы, особенно если вы одновременно занимаетесь разными ИТ-проектами. Вы должны думать о том, что действительно важно, а что нет. Может возникнуть соблазн делать все те мелочи, которые не являются необходимыми, но заставляют вас чувствовать себя продуктивно. Составьте список приоритетов, от наиболее важного до наименее важного, и положите его на свой стол. Выделив им соответствующее количество времени, вы сможете сосредоточиться на том, что действительно важно. 

#6 Отвлекающие факторы

Отвлечение – это широкий термин, и у каждого есть свои личные вещи, которые замедляют его работу. Ваши дети, ваши домашние животные, бесчисленные забавные, необычные и информативные сайты в интернете и многое другое. Само по себе отвлечение – неплохая вещь, но всему есть время и место. 

Самый простой способ избежать их – составить строгий график, который говорит вам, когда можно отвлекаться, а когда вам следует сосредоточиться на работе. Такие вещи, как техника Помидора, когда вы делаете пятиминутный перерыв на каждые 25 минут работы, могут быть полезны многим людям. Попробуйте, возможно, это именно то, что вам нужно!

Как вы остаетесь продуктивным в качестве фрилансера? Мы хотели бы узнать об этом в комментариях ниже!

Предыдущая

Для привлечения клиентов какие есть эффективные уловки и хитрости?

Следующая

Советы и уловки саморекламы: как продвигать себя в качестве фрилансера

Последние от Маркетинг и клиенты