Как эффективно управлять командой на удаленке

Как эффективно управлять командой на удаленке

//

Содержание:

Эффективное управление командой, работающей удаленно, – это новый скилл для любой компании, переходящей от работы в офисе.

Управление “виртуальной” командой поначалу может вас напугать. Переход компании на удаленную работу подталкивает вас к совершенствованию процессов, более четкому определению того, чего вы ожидаете от членов вашей команды, и делает вашу компанию более компактной.

Проблемы, связанные с управлением удаленной командой

При переводе команды на виртуальное рабочее место вы столкнетесь с некоторыми новыми проблемами – но важно то, как вы с ними справитесь. Вот некоторые из наиболее распространенных проблем, с которыми сталкиваются удаленные рабочие команды:

  • Отсутствие необходимых инструментов для удаленной работы.
  • Неорганизованные методы коммуникации.
  • Отсутствие подотчетности и ясности в отношении обязанностей.
  • Границы рабочего времени и уважение времени каждого сотрудника.
  • Разрозненные рабочие графики.
  • Трудности с отслеживанием работы, производительности и результативности.
  • Проблемы с определением того, когда сотрудники испытывают стресс, или перегружены.
  • Чувство изоляции и отсутствие сплоченности коллектива.

Как обеспечить эффективное управление удаленной командой

Управление удаленной командой не обязательно должно быть для вас головной болью. При наличии правильных процессов вы сможете организовать бесперебойную работу в интернете, которая заставит вас задуматься, почему вы не перешли на удаленное управление раньше.

1. Установите четкое время работы

Важным моментом при переходе на удаленную работу является то, когда и над чем должны работать ваши сотрудники. Если вы дадите своим сотрудникам ноутбук и отправите их домой без каких-либо объяснений, это приведет к непостоянству рабочего времени и некачественной работе.

Хотя удаленная работа может быть гибкой, важно контролировать, насколько гибким вы позволяете быть этому времени. Установите рабочее временя с вашей командой с помощью индивидуальных бесед, обновите контракты, или письменное соглашение о работе на дому. Каждый член команды должен четко знать, в какое время работы он должен работать.

четкое время работы

Некоторые используют преимущественно гибкий график работы, позволяя многим сотрудникам работать по гибкому графику при условии, что они всегда работают не менее четырех часов в день, с понедельника по пятницу. При работе с клиентами гибкость меньше, но все равно позволяют сотрудникам регулировать время перерывов и предлагают варианты работы с восьми до четырех или с десяти до шести.

2. Установите четкий этикет общения и расписание рабочих встреч

Ваша команда будет общаться только по электронной почте, WhatsApp или Telegram? (Надеюсь, что нет!) Какие инструменты они должны использовать для общения? Как будут проходить собрания? Где и когда? Это лишь некоторые из первых вопросов, которые возникают у компаний по поводу коммуникаций при удаленной работе.

Вот что мы рекомендуем:

  • Используйте Slack для всех внутренних коммуникаций. Slack – это инструмент обмена мгновенными сообщениями, который можно установить на настольные и мобильные компьютеры, чтобы позволить членам команды общаться быстро и эффективно.
  • Используйте Google Calendar для планирования встреч. Все члены команды должны использовать одну и ту же систему календаря, чтобы избежать двойного планирования встреч, или записи всего в бумажном ежедневнике.
  • Планируйте встречи заранее и назначайте только то время, которое вам необходимо. Создавайте четкие повестки дня совещаний и назначайте председателя совещания, который будет руководить обсуждением и переносить совещание при необходимости.
  • Используйте Google Hangouts для проведения совещаний. Google Hangouts – это бесплатный инструмент для проведения видеоконференций. Когда вы планируете встречу в календаре Google, ей автоматически присваивается ссылка на Google Hangout. Просто нажмите на ссылку, чтобы присоединиться к встрече.
  • Дайте своей команде рекомендации о том, как эффективно общаться с коллегами, работающими удаленно. Переход на удаленную работу означает увеличение количества онлайн-сообщений и гораздо меньшее количество личного общения. Поскольку в письменных сообщениях вы не можете полагаться на язык тела и тон голоса, важно, чтобы члены команды знали, как эффективно писать коллегам.

3. Используйте правильные инструменты

Эффективные удаленные команды имеют правильные и нужные инструменты. Хотя вышеупомянутые средства коммуникации являются первым шагом, необходимо также иметь правильные инструменты для управления другими аспектами деятельности вашей компании.

Вот основные инструменты, которые мы рекомендуем:

  • Teamwork – инструмент управления проектами и задачами для отслеживания и назначения рабочих задач и проектов.
  • Hubstaff – инструмент учета рабочего времени для отслеживания рабочих часов и уровня активности.
  • Xero – бухгалтерское программное обеспечение для расчета заработной платы и управления счетами клиентов.
  • Lastpass – инструмент для безопасного управления паролями.
  • Infusionsoft/Keap – CRM для продаж.

Все инструменты, которые мы здесь порекомендовали, мы используем сами.

4. Внедрение процессов

После того как вы разобрались с программным обеспечением и инструментами, необходимыми для успешного управления компанией, пришло время внедрить процессы. Процессы – это основа успешного удаленного бизнеса, и я не могу не подчеркнуть важность четких, эффективных процессов.

Мы использовали Teamwork для управления заданиями. В Teamwork есть функция, которая позволяет создавать списки задач (наподобие контрольных списков) для основных задач вашего бизнеса. Благодаря этому сотрудники никогда не пропускают ни одного момента, поскольку всегда перепроверяют свою работу. Это также невероятно полезно для новых членов команды, начинающих работать удаленно, поскольку дает им четкое пошаговое руководство.

5. Сделать сотрудников ответственными и подотчетными

Как и в любом другом бизнесе, наиболее успешными являются те, где члены команды имеют четкие обязанности и несут ответственность за определенные задачи и процессы. Кто эти люди и насколько хорошо они умеют управлять процессами, за которые отвечают, является неотъемлемой частью бесперебойной работы удаленного бизнеса.

Если вашему бизнесу потребуются новые процессы для удаленной работы, назначьте конкретного человека в вашей организации ответственным за создание каждого из них. Если у вас есть человек с сильным операционным мышлением, стоит назначить его ответственным за установление критериев и проверку внедренных процессов.

6. Управление в различных часовых поясах

Разные часовые пояса могут нанести вред неподготовленной “виртуальной” команде. Хотя, возможно, дешевле передать выполнение определенных задач на аутсорсинг командам, базирующимся в других странах, если ваша основная клиентская база находится в России, Беларуси или в любой другой стране постсоветского пространства, вам также потребуется персонал, доступный в этих часовых поясах. Другой момент – когда ваши сотрудники должны взаимодействовать друг с другом, и убедитесь, что их рабочие графики пересекаются.

Многие успешные удаленные предприятия, имеют команды, расположенные в разных местах и часовых поясах. Плюсом является то, что ваша компания может чаще отвечать на запросы клиентов. Обязательно установите четкие часы работы и проверьте, чтобы эти графики согласовывались между коллегами.

7. Поймите, когда сотрудникам нужна удаленная помощь и поддержка

Сотрудник проходит мимо вашего стола, необычно опоздав на работу на 20 минут, с глубоким хмурым выражением лица. Вы спрашиваете их, все ли в порядке, а они, кажется, подавляют слезы. Легко заметить, когда сотрудник нуждается в поддержке на физическом рабочем месте, где вы общаетесь лицом к лицу.

Когда ваша команда работает удаленно, вы не видите тех же сигналов. Но сигналы есть. Обращайте внимание на изменения в поведении, нечетное рабочее время, пропущенные задания. Вы спрашивайте все замеченные моменты напрямую у сотрудника, без всяких замешательств.

регулярные встречи 1:1

8. Планируйте регулярные встречи 1:1

Регулярные встречи один на один помогут вашей команде не отставать от графика выполнения задач. Это даст им необходимое направление, а вам – уверенность в том, что прогресс достигает своей точки. Встречи неоценимы для поддержания тесной связи между менеджерами и сотрудниками и эффективного управления удаленной командой.

9. Добавьте социальную активность

То, что ваша команда виртуальная, не означает, что социальная сторона работы должна оставаться в стороне. Замените чаты в служебных комнатах, ​​прохлаждающими напитками после работы в каналах Slack и группах по интересам.

Предыдущая

Топ 10 лучших поисковых систем (десять самых популярных в мире)

Следующая

HTML-код: Распространенные ошибки SEO

Последние от Маркетинг и клиенты